Эта статья написана для тех людей, кто уже осознал, что работать больше и больше, растягивая сутки до 25 часов — бесперспективно, и начал догадываться, что работать нужно «по-другому».

Можно смело заявлять, что с нарастанием проблемы повышения личной эффективности в условиях рыночных отношений, всем известная расхожая фраза «Время — деньги!» потеряла свою актуальность. Новый век с его стремительными технологиями расставил другие приоритеты: время — не деньги, время дороже денег, время важнее денег!

Нехватка времени — настоящий бич современного делового человека и нескончаемый источник нареканий. «Времени не хватает…» — самая распространенная жалоба. Почему так происходит?

Результаты исследований показывают, что около 40% рабочего времени расходуется нами впустую. С нерабочим же временем дело обстоит ещё плачевнее — большинство людей бездарно тратят 70% личного времени. В итоге проблема нехватки времени налицо! А если есть проблема, то должно быть и ее решение.

Таким решением стал тайм-менеджмент (от англ. Time-management) или управление временем. Главное в освоении тайм-менеджмента — осознать время как свой, к сожалению, ограниченный ресурс и научиться использовать в своей жизни полезные приемы и методы.

Многие интересующиеся люди в той или иной мере уже наслышаны о значении умения управлять собственным временем и даже пробовали использовать некоторые техники. Но однобокое представление об управлении временем как о системе планирования по принципу — записал все дела и выполнил их, дает лишь незначительный эффект улучшения ситуации «аврала на работе». Понятие «эффективное управление временем» гораздо шире. Попробуем разобраться в этом понятии получше.

Действительно, планирование является одним из основных элементов в управлении временем, но не единственным.

Выделяют два этапа планирования. Что это значит? На первом этапе, вам необходимо составить список всех дел, которые необходимо выполнить. На втором этапе, необходимо все намеченные дела расставить в соответствии с приоритетом и значимостью в масштабах получения положительного результата работы. Вот тут-то и начинаются проблемы у большинства людей. Как правильно выделить наиболее важные дела, разграничить их по степени значимости в достижении намеченных целей?

Здесь на помощь приходит одно из бизнес-правил эффективности «20:80»: 20% всех дел дают 80% результатов. Это значит, что только двадцать процентов всех намеченных дел (то есть только 1/5 сделанных нами дел!) приносят результат, а остальные дела можно отложить или перепоручить подчиненным, тем самым, освобождая для себя рабочее время!

Для расстановки значимости намеченных дел можно использовать технику «АВС». Согласно этой технике, часть намеченных дел можно отнести в категорию «А» или «дела особой важности», но для их исполнения вам необходимо 10% рабочего времени, а положительный эффект от их исполнения будет около 70 %!

В группу «В» попадут дела чуть уступающие по своей важности делам из первой группы, и для их исполнения вам потребуется 20% времени, а коэффициент полезного действия их исполнения — около 20%.

В третью группу «С» войдут дела незначительные по своей важности, которые по другому можно назвать рутиной и для их исполнения вам потребуется 70% рабочего времени, но принесут они вам всего 10% результатов.

Однако, рассчитывая собственный день, нельзя забывать о том, что расписывать стоит не более 60 процентов рабочего времени. Между делами нужно оставлять так называемые «буферные» зоны, в которые по мере необходимости можно вклинивать решение мелких вопросов. В течение дня необходимо выкраивать время на важные, но несрочные дела. Например, разберите бумаги в своем столе — то, что сегодня договоры никому не нужны, не значит, что завтра они не понадобятся. Именно такие мелочи в последствии перерастают в огромные проблемы, из-за которых кропотливая работа нескольких месяцев может быть сорвана.

Большое значение для эффективного управления своим временем имеет умение выполнять неприятные дела. К таким делам можно отнести дела, которые по определенным причинам вам неприятно выполнять или они неинтересны вам и вы стремитесь отложить их в самый долгий ящик, какой только может существовать. В результате такие дела накапливаются и требуют уже значительно больше сил и времени для своего выполнения, а так не хочется! Главное помнить, что неприятное дело не исчезнет само по себе, а значит чем раньше вы его сделаете, тем больше свободного времени у вас останется.

Также для оптимизации своей личной эффективности важно умение оптимизировать свое общение. Одним из основных источников потери времени можно считать бессмысленное общение с окружающими и выполнение чужих дел. Сюда же можно отнести и пустые разговоры с сослуживцами, незапланированные и отвлекающие телефонные разговоры, просмотр последних новостей. Все эти «поглотители времени» отнимают до 30% рабочего времени. Поэтому необходимо научиться говорить «нет» и отличать срочное от важного.

Необходимо отметить, в эффективном управлении временем особое значение приобретает «правильная» работа с информацией. Большинство людей совершают одну ключевую ошибку — они стремятся получать и впитывать как можно большее количество разнообразной информации. Такой «разброс интересов» не всегда идет на пользу, напротив это приводит к значительным временным потерям. Помните, человеческий мозг способен давать максимальную отдачу только при работе с одним конкретным объектом. Поэтому, выделите главное дело или объект на данный момент времени и только с ним работайте.

И последний элемент — умение чередовать работу и отдых. Не перегружайте себя работой. Утомление имеет свойство накапливаться, и потом долгое время терзать наш организм. Помните, к новому рабочему циклу организм должен подойти отдохнувшим. Не экономьте на перерывах, еде и крепком здоровом сне. Давно известно «кто как отдыхает, тот так и работает».

И обязательно избавляйтесь от перфекционизма — тяги к недостижимому совершенству, и от самой распространенной ошибки наших бизнесменов — от желания все держать под личным контролем и делать все самостоятельно — учитесь грамотно делегировать. Но об этом поговорим в следующей статье.

Тамара Рогачева, директор Центра кадровых решений